Statuten en Huishoudelijk Reglement

Vereniging zonder winstoogmerk


STATUTEN

BENAMING – DOEL – ZETEL

Artikel 1

De benaming van de Vlaamse vereniging van maritieme en logistieke journalisten en publicisten is ESPA.

Artikel 2

De vereniging heeft tot doel de journalistieke bedrijvigheid van allen die in Vlaanderen betrokken zijn bij de maritieme, transport- en logistieke sector, te bevorderen en te vergemakkelijken, hun contacten met de overheden en de bedrijfswereld in de hand te werken, hun rechten en vrijheden te vrijwaren. Om dit doel te bereiken kan de vereniging manifestaties organiseren, nieuwsbrieven verspreiden, tijdschriften uitgeven, waarderingsprijzen uitreiken, partners en sponsors aantrekken die meewerken aan het realiseren van de doelstellingen. Deze opsomming is niet beperkend.

Artikel 3

De maatschappelijke zetel van de vereniging wordt verplaatst naar Laar 170 te 2180 Ekeren-Donk, gerechtelijk arrondissement Antwerpen.

LIDMAATSCHAP – BIJDRAGEN

Artikel 4

De vereniging is samengesteld uit werkende leden, steunende leden en ereleden.

  • 4.1. Werkend lid kunnen worden: natuurlijke personen, op voordracht van minimaal één werkend lid en op voorlegging van de nodige bewijsstukken van zijn/haar activiteit als journalist of publicist in een publiek medium. Voor gedetailleerde voorwaarden: zie Huishoudelijk Reglement .
  • 4.2. Steunend lid kunnen worden: natuurlijke personen, rechtspersonen en maatschappijen die zich voor de vereniging interesseren en haar activiteit onder de ene of andere vorm bevorderen.
  • 4.3. Ereleden worden benoemd door de Algemene Vergadering op voordracht van de Raad van Bestuur, en op basis van hun jarenlange verdienste voor de vereniging.
  • 4.4. Het lid dat ontslag neemt of dat uitgesloten wordt, heeft geen aanspraak op het maatschappelijk bezit, en kan geen vergoeding eisen voor geleverde prestaties, behalve teruggave vorderen van betaalde bijdragen die als krediet aan de vzw omschreven kunnen worden. Hetzelfde geldt ten aanzien van de rechthebbenden van een overleden lid. Een ontslagnemend of uitgesloten lid, of de rechthebbenden van een overleden lid, kunnen geen inzage vorderen van de rekeningen van de vereniging noch zegels laten leggen of een boedelbeschrijving vorderen. Het betaald lidgeld blijft verworven.

Artikel 5

De inkomsten van de vereniging bestaan uit de bijdragen van de werkende en steunende leden, ereleden en opbrengsten van evenementen.

  • 5.1. Het bedrag van de bijdrage wordt jaarlijks bepaald door de Algemene Vergadering en gaat in vanaf het volgend kalenderjaar.
  • 5.2. De bijdrage voor de werkende leden bedraagt maximum 300 euro per jaar.
  • 5.3. De bijdrage voor steunende leden bedraagt maximum 1000 euro per jaar.
  • 5.4. De vzw mag alle daden stellen om het doel van de vereniging te bereiken, zelfs beperkte handelsdaden.

RAAD VAN BESTUUR – ALGEMENE VERGADERING

Artikel 6

De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur, die uit ten minste drie leden bestaat en die elk over een stem beschikken. De duur van hun mandaat is vier (4) jaar en kan door de Algemene Vergadering verlengd of beëindigd worden. De raad van bestuur bestaat minimaal uit drie en maximaal uit negen leden.

De Raad van Bestuur komt samen na een gewone oproepingsbrief van de voorzitter of van de secretaris-generaal met vermelding van de te behandelen dagorde, telkens het belang van de vereniging dit vereist. Deze brief met dagorde wordt ten laatste acht (8) dagen voor de datum van de vergadering verstuurd via e-mail en/of per post.

Artikel 7

De Algemene Vergadering is samengesteld uit de werkende leden. Elk lid heeft één stem en kan hoogstens twee volmachtstemmen uitbrengen, mits hij daar daartoe schriftelijk gevolmachtigd is door de afwezige leden.

Artikel 8

De Algemene Vergadering is het hoogste orgaan van de vereniging. Zij bezit de machten, toegekend door de wet en door de onderhavige statuten. Behoren inzonderheid tot haar bevoegdheid :

  • 8.1. de wijzigingen van de statuten;
  • 8.2. de wijzigingen van de rechten en verplichtingen van de toegetreden leden;
  • 8.3. de benoeming en afzetting van de bestuurders en rekeningtoezichthouders;
  • 8.4. de kwijting aan bestuurders en commissarissen;
  • 8.5. de goedkeuring van de begrotingen en van de rekeningen;
  • 8.6. de vrijwillige ontbinding van de vereniging;
  • 8.7. de uitsluiting van leden;
  • 8.8. de omzetting van de vzw in een vennootschap met een sociaal oogmerk.

Artikel 9

Jaarlijks wordt tijdens het eerste semester van het dienstjaar een Algemene Vergadering gehouden. Op de agenda moeten voorkomen:

  • 9.1. Verslag van de Raad van Bestuur van het afgelopen dienstjaar
  • 9.2. Goedkeuring van de rekeningen van het afgelopen dienstjaar en van de begroting van het volgend dienstjaar
  • 9.3. Vaststelling van de bijdrage voor het volgende dienstjaar
  • 9.4. Statutaire benoemingen

Op ieder ogenblik kan een Buitengewone Algemene Vergadering van de vereniging worden bijeengeroepen door een beslissing van de Raad van Bestuur of op vraag aan de Raad van Bestuur door minstens één vijfde van de werkende leden. Iedere vergadering wordt gehouden op de dag, het uur en de plaats vermeld in de oproeping. Alle werkelijke leden moeten erop worden uitgenodigd.

Artikel 10

De notulen van de Algemene Vergadering worden aan de leden en aan derden ter kennis gebracht door opneming in een register onder de vorm van verslagen, die kunnen ingezien worden mits schriftelijke aanvraag bij het secretariaat van de vereniging.

Artikel 11

Om geldig te beraadslagen moet de Algemene Vergadering samengesteld zijn uit 2/3 van de werkende leden. Wordt dit quorum niet bereikt, dan kan een nieuw samengeroepen Algemene Vergadering geldig beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Beslissingen worden dan bij meerderheid van stemmen aangenomen, behalve voor die punten waarvoor de wet een andere meerderheid voorziet.

Artikel 12

Al de handelingen die de vereniging binden, worden ondertekend door de voorzitter en door de secretaris-generaal. Bij afwezigheid van één van beide wordt deze vervangen door een ander bestuurslid.

Artikel 13

Alle niet bij deze statuten geregelde kwesties worden door de Raad van Bestuur opgelost overeenkomstig de VZW - wetgeving.

Artikel 14

Voor alle geschillen tussen ESPA en haar leden zal de rechtsmacht uitsluitend berusten bij de Rechtbank van Koophandel van het gerechtelijk arrondissement, waar de zetel van de vereniging zich bevindt.

Artikel 15

In geval van ontbinding zal de Algemene Vergadering twee vereffenaars aanduiden en het dan bestaande actief zal overgedragen worden aan een instelling met een maritiem of logistiek doel.

AKTEN VAN BESTUUR EN AKTEN VAN VOLMACHT

Artikel 16

De beslissingen van de Algemene Vergadering inzake benoeming van de Raad van Bestuur en het aanduiden van de volmachten, worden opgenomen in een afzonderlijke akte van bestuur en een afzonderlijke akte van volmacht.

AKTE VAN BESTUUR

De Algemene Vergadering van 17 november 2011 heeft de volgende Raad van Bestuur aangenomen:

  • Staf De Lie, Oude Papenstraat 39, 2040 Berendrecht, geboren te Berendrecht op 27/09/35
  • Lukas De Vos, Hof ter Bolen 51, 2870 Liezele, geboren te Willebroek op 31/10/49
  • Theofiel Frison, Lange Zandstraat 131, 2860 St.-Katelijne-Waver, geboren te Mechelen op 07/12/29
  • Philippe Holthof, Laar 170; 2180 Ekeren-Donk, geboren te Oostende op 03/06/69
  • Marc Maes, Kapelstraat 41, 2040 Berendrecht, geboren te Schoten op 3/1/1955
  • Freddy Michiels, Frans Beckersstraat 53, 2600 Berchem, geboren te Heist-op-den-Berg op 30/03/42
  • Marcel Schoeters, Generaal Van Merlenstraat 15, 2600 Berchem, geboren te Antwerpen op 9/9/1952
  • Fons Schryvers, Prinshoeveweg 221, 2180 Ekeren, geboren te Balen op 25/10/1949
  • Willy Ysewijn, C. Van Reethstraat 15, 2600 Berchem, geboren te Wilrijk op 6/3/1951

Deze nieuwe Raad van Bestuur vervangt alle voorgaande benoemingen.

Artikel 17

De Raad van Bestuur kiest onder haar leden minstens een voorzitter, een penningmeester en een secretaris. De Raad van Bestuur kan ook in andere bestuursfuncties voorzien indien zij dit nodig acht.

De Raad van Bestuur kan voorzien in een orgaan van Dagelijks Bestuur, dat uit één of meerdere personen bestaat, al dan niet lid van de Raad van Bestuur. De leden van het orgaan van Dagelijks Bestuur worden benoemd en afgezet door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid. Het orgaan van Dagelijks Bestuur stelt alle handelingen die door het dagelijks leven van de vereniging worden vereist of die zowel wegens hun gering belang als wegens de noodzakelijkheid van een snelle oplossing, de tussenkomst van de Raad van Bestuur zelf niet verrechtvaardigen.

Indien het orgaan van Dagelijks Bestuur uit meerdere leden bestaat, dan treedt het op als een college dat bij meerderheid beslist. In dat geval worden de bijeenroeping, quorum, beraadslaging en beslissingsmeerderheid geregeld volgens de bepalingen vastgelegd door de Raad van Bestuur. Ten aanzien van derden wordt de vzw, in en buiten rechte, geldig vertegenwoordigd door één lid van het orgaan van Dagelijks Bestuur. De Raad van Bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter. Ingeval de voorzitter verhinderd is, wordt zijn taak waargenomen door de ondervoorzitter, zo er één benoemd werd, of door de oudste der aanwezige bestuurders. De Raad van Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter. Hij kan slechts tot besluiten komen indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter, of van diegene die hem vervangt, de doorslag.

Van de besluiten van de Raad van Bestuur worden notulen opgemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris en die ingeschreven worden in een speciaal register. De uittreksels die moeten worden voorgelegd, worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

De Raad van Bestuur verdeelt de volgende functies onder de leden van de Raad van Bestuur:

  • Voorzitter: Freddy Michiels
  • Ondervoorzitter: Marcel Schoeters
  • Penningmeester: Fons Schryvers
  • Secretaris-generaal: Philippe Holthof
  • Medebestuurders: Staf De Lie, Lukas De Vos, Theofiel Frison, Marc Maes, Willy Ysewijn.

Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester en kan uitgebreid worden met andere bestuursleden die een specifieke opdracht hebben aanvaard.

AKTE VAN VOLMACHT

De Algemene Vergadering van 17 november 2011 heeft beslist dat alle handelingen die de vereniging binden, behalve deze waartoe de Raad van Bestuur beslist, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris-generaal samen. Bij afwezigheid van één van beide, wordt deze vervangen door een andere bestuurder.

Artikel 18

De verantwoordelijkheden van en de taakverdeling onder de leden van de Raad van Bestuur, worden vastgelegd in een Huishoudelijk Reglement, dat op elk ogenblik kan aangepast worden volgens de noodwendigheden van de vereniging.

Opgesteld te Antwerpen op 15 februari 2012.

Freddy Michiels
Voorzitter
Marcel Schoeters
Ondervoorzitter
Philippe Holthof
Secretaris – Generaal
Fons Schryvers
Penningmeester

HUISHOUDELIJK 

REGLEMENT

Het Dagelijks Bestuur van ESPA vzw wordt naast de statuten geregeld door het Huishoudelijk Reglement voor wat betreft de taakverdeling van de diverse leden. 

TAAKVERDELING

Binnen ESPA vzw wordt volgende taakverdeling afgesproken tussen alle betrokken partijen.

I. RAAD VAN BESTUUR

Art. 1 – De Raad van Bestuur bestaat uit drie leden minimum. Bij beslissing van de Raad van Bestuur van 12 december 2011 zijn dit

  • Staf De Lie
  • Lukas De Vos
  • Theofiel Frison
  • Philippe Holthof
  • Marc Maes
  • Freddy Michiels 
  • Marcel Schoeters
  • Fons Schrijvers
  • Willy Ysewijn

Art. 2 – De Raad van Bestuur bepaalt het beleid van de vzw en keurt de handelingen van het Dagelijks Bestuur goed op minimaal twee vergaderingen per jaar: één in het voorjaar en één in het najaar. Indien de actualiteit of de werking van de vzw dit noodzakelijk maakt, kan er op elk ogenblik bijkomend vergaderd worden, op eenvoudig verzoek van de voorzitter.

Art. 3 – De verslagen van de Raad van Bestuur worden zo snel mogelijk na de vergadering opgesteld en aan de bestuurders ter goedkeuring voorgelegd. Na goedkeuring worden ze in een notulenboek ingeplakt en door alle bestuurders voor akkoord ondertekend.

II. DAGELIJKS BESTUUR

Art. 4 – Het Dagelijks Bestuur van ESPA vzw bestaat uit minimaal twee en maximaal vier personen voor minimaal volgende functies:

Voorzitter - Ondervoorzitter - Secretaris - Penningmeester

Art. 5 – Het Dagelijks Bestuur van ESPA vzw komt zo vaak samen als voor de werking noodzakelijk is, op verzoek van de voorzitter.

Art. 6 – Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt dat door alle partijen goedgekeurd en in het notulenboek geplakt wordt, ondertekend door alle deelnemers aan de vergadering, op uitzondering van externen die uitzonderlijk voor de vergadering uitgenodigd worden. Alle bestuurders krijgen dubbel toegestuurd van de verslagen van de vergaderingen.

Art. 7 – Vanaf 11 december 2011 worden deze functies als volgt ingevuld voor een periode van vier jaar:
Voorzitter Freddy Michiels - Ondervoorzitter Marcel Schoeters - Secretaris Philippe Holthof - Penningmeester Fons Schrijvers

Art. 8 – Elk lid van het Dagelijks Bestuur heeft de mogelijkheid om zich te laten assisteren door een derde, externe partij, voor zover dit voorafgaandelijk werd goedgekeurd tijdens de maandelijkse bestuursvergaderingen.

Art. 9 – De taken van het Dagelijks Bestuur worden als volgt verdeeld:

VOORZITTER

  • Hij leidt de vzw, vertegenwoordigt de vzw naar de buitenwereld toe en zorgt voor de organisatie en de verwezenlijking van de doelstelling.
  • Hij nodigt de leden van het Dagelijks Bestuur uit voor vergaderingen waarop de werking, de resultaten en de te volgen strategie van de vzw besproken worden met verslaggeving voor het notulenboek
  • Hij zorgt voor de strikte toepassing van alle afspraken en voor de goede sfeer binnen het Dagelijks Bestuur en de Raad van Bestuur
  • Indien hij in de onmogelijkheid is om te vergaderen wordt deze taak door de ondervoorzitter van de Raad van Bestuur tijdelijk overgenomen.
  • Hij tekent alle briefwisseling behalve de briefwisseling waarover afgesproken wordt dat een andere bestuurder deze mag tekenen. Deze beslissing moet in het verslag van de vergadering opgenomen worden

ONDERVOORZITTER

Hij vervangt de voorzitter in alle functies en verantwoordelijkheden wanneer de voorzitter verhinderd zou zijn.

SECRETARIS

  • Hij maakt het verslag van de vergaderingen
  • Hij verzorgt de correspondentie van de vzw, die hij – behalve als anders beslist werd – laat ondertekenen of meeondertekenen door de voorzitter
  • Hij zorgt voor het samenstellen en bewaren van het archief van de vzw
  • Indien hij in de onmogelijkheid is om zijn taken te vervullen, verwittigt hij hiervan de voorzitter die dan voor tijdelijke vervanging zorgt

PENNINGMEESTER

  • Hij beheert de rekening van de vzw volgens de afspraken en richtlijnen die gemaakt worden in het Dagelijks Bestuur
  • Hij zorgt voor het opmaken van de uitgaande facturen conform aan gemaakte afspraken
  • Hij zorgt voor het innen van de facturen conform aan gemaakte afspraken
  • Hij bereidt de betalingen voor die de vzw volgens gemaakte afspraken, verplicht is uit te voeren
  • Hij brengt op elke bestuursvergadering verslag uit van de toestand van de kas.

Art. 10 – Het Huishoudelijk Reglement kan op elk ogenblik aanpassingen aanbrengen aan de werking van de vzw, zolang de genomen beslissingen niet in strijd zijn met de wet en met de statuten van de vereniging.

Art. 10bis – Leden die een politiek mandaat verwerven zullen tijdens de periode dat zij dit politiek mandaat uitoefenen, geen bestuursfunctie in de vereniging kunnen bekleden.

Art. 11 – In alle punten die niet in dit Huishoudelijk Reglement voorzien zijn, beslist de voorzitter van het Dagelijks Bestuur naar de geest van de statuten en van dit Huishoudelijk Reglement.

Opgemaakt te Antwerpen op 15 februari 2012  en door de Algemene Vergadering van 26 februari 2013 aangepast.  

Partners

Cera otm a12 pincodingkmoinsider